📘 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
1. Pegawai Perkeranian (Clerical Officer)
1.0 Tujuan
Untuk memastikan semua urusan perkeranian, rekod, surat-menyurat dan pengurusan data dilaksanakan dengan teratur, tepat dan mengikut prosedur syarikat.
2.0 Skop Tugas
Meliputi kerja-kerja pentadbiran, pengurusan dokumen, komunikasi asas pelanggan dan sokongan operasi sekolah.
3.0 Tanggungjawab
Pegawai Perkeranian bertanggungjawab kepada:
Guru Besar / Pengurus Operasi
Pentadbir Kanan
Pegawai Kewangan (urusan dokumen berkaitan)
4.0 Prosedur Kerja
4.1 Pengurusan Dokumen & Fail
-Menerima, menyemak dan mengklasifikasikan semua dokumen yang masuk.
-Menyusun fail pelajar, fail staf dan fail kewangan dengan sistematik.
-Mengemaskini fail setiap minggu atau apabila ada maklumat baharu.
-Menyimpan dokumen sulit di tempat berkunci.
4.2 Surat-Menyurat & Komunikasi
-Menerima dan membalas e-mel rasmi dalam tempoh 24 jam waktu bekerja.
-Menyediakan surat rasmi menggunakan format piawai syarikat.
-Mengurus panggilan telefon dengan etika profesional.
-Mengurus pertanyaan ibu bapa dan membuat catatan ringkas follow-up.
4.3 Pengurusan Data Pelajar & Staf
-Mengemaskini kehadiran pelajar dan staf setiap hari (jika diarahkan).
-Merekod pendaftaran pelajar baharu ke dalam sistem/senarai excel.
-Membantu menyediakan jadual, senarai kelas dan maklumat program.
4.4 Sokongan Kewangan Asas
-Mengeluarkan resit apabila bayaran diterima.
-Menyerahkan semua dokumen bayaran kepada pegawai kewangan pada hari sama.
-Menyimpan invois dan rekod claim staf mengikut kategori.
-Tidak membuat keputusan kewangan tanpa arahan bertulis.
4.5 Pengurusan Mesyuarat
-Menyediakan notis mesyuarat 3–5 hari lebih awal.
-Menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkan dalam tempoh 3 hari bekerja.
-Menyediakan bilik mesyuarat: alat tulis, projektor, bahan sokongan.
4.6 Sokongan Operasi
-Membantu pendaftaran program, acara sekolah atau seminar.
-Mengurus permohonan cuti staf melalui sistem/borang.
-Menyediakan laporan mingguan kepada pentadbir.
4.7 Kod Etika
-Mematuhi masa bekerja sepenuhnya.
Menjaga kerahsiaan maklumat pelajar & staf.
-Berpakaian kemas dan profesional.
📗 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
2. Pembantu Am (General Assistant)
1.0 Tujuan
Untuk memastikan kebersihan, keselamatan, logistik dan keperluan operasi harian institusi berjalan lancar.
2.0 Skop Tugas
Merangkumi kerja am pejabat, penghantaran dokumen, kebersihan, stor dan penyediaan peralatan.
3.0 Tanggungjawab
Pembantu Am bertanggungjawab kepada:
Pengetua / Pengurus Operasi
Pentadbir Kanan
4.0 Prosedur Kerja
4.1 Kebersihan & Penyelenggaraan Asas
-Membersihkan pejabat, bilik darjah, tandas dan kawasan luar setiap hari.
-Mengosongkan tong sampah sebelum pulang.
-Memastikan peralatan seperti lampu, kipas, aircond ditutup selepas digunakan.
-Membuat laporan segera jika berlaku kerosakan.
4.2 Pengurusan Stor & Inventori
-Membantu menerima stok baharu bersama Pegawai Inventori.
-Menyusun stok mengikut kategori dan tarikh luput.
-Memastikan stor sentiasa kemas dan selamat.
-Melaporkan kekurangan stok kepada pentadbir.
4.3 Sokongan Logistik Program
-Menyediakan susunan kerusi meja untuk mesyuarat, majlis atau kelas.
-Membantu persiapan teknikal asas (pembesar suara, projektor, banner).
-Membantu mengemaskan kawasan selepas program selesai.
4.4 Penghantaran & Urusan Luar
-Menghantar dokumen ke bank, pejabat pos, atau agensi luar.
-Mengambil barang atau peralatan yang diarahkan.
-Menyediakan laporan ringkas selepas urusan luar.
4.5 Sokongan Operasi Harian
-Membantu guru menyediakan bahan pengajaran.
-Membantu pengurusan keselamatan pintu pagar semasa waktu masuk/keluar.
-Membantu mengangkat dan memindahkan barang apabila diperlukan.
4.6 Kod Etika
-Menjaga disiplin & integriti.
-Memakai seragam atau pakaian yang kemas.
-Bersikap mesra dan membantu semua staf serta ibu bapa.
#pengurusan&pentadbiran
#Pendidikanholistik
#MendidikAmanahAllah
#JalanMenujuSyurga
#TarbiyahRabbani
#TKBHolistik
No comments:
Post a Comment